Covid-19 Pandemi süreci nedeniyle birçok kuruluş uzaktan çalışmak zorunda kaldı. Bu süreç içinde iletişim sorunları, çoğunlukla günlük aktivitelere yer verilmesi ve sağlık sorunları nedeniyle Kişisel Verileri Koruma Kanunu gereğince VERBİS e kayıt işlemlerinde aksamalar olduğu bir gerçek.
Bu nedenle Kişisel Verileri Koruma (KVK) Kurulu VERBİS ‘e kayıt sürecinde erteleme yapabilir. Kararlaştırılan tarihe çok az bir süre kalmasına rağmen henüz bir açıklama yapılmamıştır. İlgili kurumların ortak görüşleri ise, böyle bir ertelemenin içinde bulunduğumuz Pandemi nedeniyle kaçınılmaz olduğudur.
VERBİS (Veri Sorumluları Siciline Kayıt Bilgi Sistemi)
Daha önce bu sürelerin 03.09.2019 tarihinde yayımlanan karar ile 31.12.2019’a ve yine 27.12.2019 tarihinde yayımlanan karar ile 30.06.2020’ye uzatıldığını da unutmamak gerekir.
VERBİS KVKK Sicile Kayıt Yükümlülüğü Sonrası Neler Yapılmalı?
VERBİS ’e kayıt, KVK (Kişisel Verileri Koruma) Kanunu gereğince uyulması gereken yükümlülüklerden yalnızca biridir. KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu)’na uyum süreci bunun çok daha fazlasını ifade eder.
- Şirketlerin kanun gereği kişisel verilerin korunması ile ilgili işlemlerini gösteren envanter tablosu hazırlanılması,
- Şirket kapsamında özel nitelikli kişisel verilerle ilgili hangi verilerin işlendiğinin tespitinin yapılması,
- Aydınlatma metinlerinin, açık rıza metinlerinin hazırlanması,
- Şirketlerin internet sitelerinin KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu)’na uyumlu hale getirilmesi,
- Veri sahiplerinin başvurusuyla ilgili başvuru sürecinin şekillendirilmesi,
- Veri saklama sürelerinin belirlenmesi,
- Bunun devamında imha politikalarının oluşturulması ve uygulanması,
- Sözleşmelere gerekli Kişisel Verileri Koruma Kanunu maddelerinin eklenmesi,
- İş ortakları vb. gibi yapılan çalışmalarda imza sürecinde veri alışverişi ile ilgili taahhütnamelerin hazırlanması,
- Yurtdışı ile ilgili durumda kişisel verilerin tespiti ve Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) uyarınca gerekli düzenlemelerin yapılması,
- Tüm idari ve teknik tedbirlerin alınması,
- Düzenli denetimlerin yapılması ve olması gerekenlerin acil bir şekilde tamamlanması,
- Şirket içi çalışanlara bu konuda eğitimlerin verilmesinin sağlanması,
gibi öncelikli maddelerle oldukça önemli ve yüksek performans gerektiren bir süreçtir.
Kurul’un VERBİS ’e kayıdı yeniden erteleme ihtimali Pandemi dolayısıyla çok mümkün. Kurul ceza kesmeye devam ettiği ve kesinlen cezaların şirketler için oldukça yüksek rakamlar olması nedeniyle bu yeni süreci hızlı bir şekilde değerlendirip şirketinizi güvenli bir yere konumlandırmak mantıklı olacaktır.
Bu süreci şirketinize uyarlamak yaklaşık 6 ay kadar sürdüğü, 4 yıla varan hapis cezalarının geldiği ve kesilen cezalarında 2 Milyon TL’ye vardığını göz önüne alırsak bu planı bir an önce kurgulamak en doğrusudur. Garanti KVK, bu süreçte şirketiniz için VERBİS ‘e Kayıt Danışmanlığı ve KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) Uyum Süreci Danışmanlığı, BT Danışmanlığı, GDPR Danışmanlığı konularında en doğru ve gerekli adımları atmanızda size destek olur. Bilgi almak için hemen bizimle iletişime geçin.