24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde, kurumun gözetimi altında, başkanlık tarafından kamuya açık tutulacak olan Veri Sorumlularının Sicilinin oluşturulması amacı ile 1/1/2018 tarihinde “Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik” yayınlanmıştır.
Bu yönetmelik, VERBİS sistemine kayıt olan ve yöneten veri sorumlularını kapsamakta olup kişisel verilerin işleme amaçlarını ve araçlarını belirlemektedir.
Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır. Ancak, işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir.
VERBİS Veri Sorumluları
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre veri sorumlusu, ‘’Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) göre kişisel verilerin işlenme amacını ve yöntemini belirleyen, yani işleme faaliyetinin neden ve nasıl yapılacağı sorularının yanıtlarını verecek olan gerçek veya tüzel kişi’’ olarak tanımlanmaktadır.
Sorumlulukları arasında veri işleme envanteri hazırlamak aydınlatma metni ve açık rıza metinlerinin hazırlanması, kanun ilkelerine uyma ,kurul kararlarını yerine getirme yer aır. Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumludur. Veri sorumlularının Sicile kaydolması Kanun kapsamındaki diğer yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.
Tüzel kişiler verileri işlerken gerçekleştireceği faaliyetler bakımından bizzat kendileri ‘’veri sorumlusu’’ olmakla beraber ilgili düzenlemelerde belirtilen hukuki sorumlulukta tüzel kişidedir. Bu konuda kamu hukuku tüzel kişileri ve özel hukuk tüzel kişileri arasında herhangi bir farklılık gözetmemektedir.
VERBİS Kimleri Kapsıyor?
VERBİS, Sicile kayıt yükümlülüğü olan veri sorumluları için;
- Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi,
- Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi,
- Kamu Kurum ve Kuruluşları olmak üzere 3 farklı yapı şeklinde kurgulanmıştır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16’ncı maddesinde, “Veri Sorumluları Siciline” kayıt zorunluluğuna dair bazı istisna durumlar getirilmiştir. Bunlar:
- Noterler,
- Avukatlar,
- Gümrük Müşavirleri,
- Arabulucular,
- Siyasi Partiler,
- Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler,
- Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan şekillerde kişisel veri işleyenler,
- Dernekler, vakıflardan ve sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan veri sorumlularından ana faaliyetleri özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar,
VERBİS sistemine kayıt yükümlülüğünden muaf tutulmuştur.
Yine 1/1/2018 tarihinde yayınlanan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi’’ hakkındaki yönetmelikte VERBİS sisteminin parçası olmak kaydıyla tamamen otomatik, kısmi otomatik ya da otomatik olmayan şekillerde işlenen kişisel verinin ortadan kaldırılması, silinmesi veya anonim hale getirilmesi gibi durumlara ilişkin usuller ve esaslar düzenlenmiştir.
Bu düzenleme veri sorumlularının kişisel verileri saklama, silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüklerini , idari ve teknik tedbirleri,süreleri ile ilgili esaslar açıklanmıştır. Ayrıca VERBİS ‘e kayıtlı olan veri sorumluları kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlü oldukları ve kapsamı belirtilmiştir.